Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

Identificación del responsable

ADN Capacitación SpA RUT: 76.537.629-7 Domicilio: Av. Raúl Labbé 13723, Oficina 411, Santiago, Chile Sitio web: www.adncapacitacion.cl Correo para consultas de privacidad y ejercicio de derechos: contacto@adncapacitacion.cl

ADN Capacitación SpA, en adelante “ADN Capacitación” o “ADN”, reconoce la importancia de proteger los datos personales de participantes, docentes, clientes, proveedores, colaboradores y demás personas con quienes se relaciona.

La presente Política establece los criterios generales utilizados por ADN para el tratamiento y protección de datos personales de conformidad con la Ley N.º 19.628 sobre Protección de los Datos Personales, modificada por la Ley N.º 21.719, y demás normativa aplicable.

Ámbito de aplicación

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales realizado por ADN Capacitación en el desarrollo de sus actividades, incluyendo:

• ejecución de cursos, diplomados y actividades de capacitación;
• matrícula y administración de participantes;
• utilización de plataformas de aprendizaje;
• comunicaciones académicas;
• clases presenciales y mediante videoconferencia;
• seguimiento del avance académico;
• evaluaciones y encuestas;
• certificación y emisión de diplomas;
• elaboración de informes académicos;
• participación en licitaciones públicas y privadas;
• selección y contratación de docentes;
• relaciones con clientes y proveedores;
• gestión administrativa, contractual y financiera;
• actividades comerciales y de marketing cuando exista una base jurídica que las permita.

Principios aplicables al tratamiento

ADN Capacitación realizará el tratamiento de datos personales aplicando, entre otros, los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad, transparencia y confidencialidad establecidos por la normativa vigente.

En particular, ADN procurará tratar solamente aquellos datos que resulten adecuados, pertinentes y necesarios para cada finalidad.

Cuando determinada información deje de ser necesaria, será eliminada, anonimizada, bloqueada o conservada exclusivamente cuando exista una obligación legal, contractual o una finalidad legítima que justifique su conservación.

Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la actividad o relación con ADN Capacitación, podemos tratar las siguientes categorías de información.

4.1 Participantes

ADN podrá tratar:

• nombre y apellidos;
• correo electrónico;
• teléfono;
• institución o empresa de pertenencia;
• datos de matrícula;
• curso o programa realizado;
• registros de acceso;
• avance académico;
• actividades realizadas;
• evaluaciones y calificaciones;
• asistencia;
• participación en clases sincrónicas;
• fechas y tiempos de conexión;
• respuestas a encuestas;
• estado de aprobación;
• certificados o diplomas emitidos.

Como política general, ADN no utilizará el RUT como dato estándar para la matrícula cuando no sea necesario. Podrá ser tratado cuando exista una exigencia legal, contractual, administrativa o específica del cliente que lo justifique.

4.2 Docentes y relatores

Podremos tratar:

• nombre;
• correo electrónico;
• teléfono;
• domicilio, comuna o región de residencia cuando sea necesario;
• currículum vitae;
• títulos profesionales;
• grados académicos;
• diplomados y certificaciones;
• experiencia profesional;
• certificados de relatorías;
• contratos;
• cartas de recomendación;
• boletas de honorarios;
• antecedentes utilizados para acreditar experiencia;
• información necesaria para contratación y pago.

El domicilio podrá utilizarse cuando sea necesario acreditar residencia territorial exigida en procesos de licitación.

Los datos bancarios se solicitarán únicamente cuando sean necesarios para efectuar pagos de honorarios.

4.3 Clientes, proveedores y contactos institucionales

Podremos tratar:

• nombre;
• cargo;
• empresa o institución;
• correo electrónico;
• teléfono;
• antecedentes contractuales;
• información necesaria para facturación, pagos, cobranza y ejecución de servicios.

Origen de los datos

Los datos personales pueden ser obtenidos:

• directamente del titular;
• desde la institución que contrata una capacitación;
• desde organismos públicos;
• mediante procesos de licitación;
• desde formularios de inscripción;
• mediante nuestra plataforma de aprendizaje;
• mediante correo electrónico;
• mediante plataformas de videoconferencia;
• mediante documentación presentada por docentes, proveedores o clientes.

En cursos institucionales, es frecuente que la organización contratante proporcione a ADN una nómina de participantes para ejecutar el servicio de capacitación.

Finalidades del tratamiento de participantes

Los datos personales de participantes podrán tratarse para:

Matrícula y acceso

Crear la cuenta del participante y permitir su acceso al campus virtual.

Comunicaciones

Mantener comunicaciones académicas y operativas durante el desarrollo del curso.

El correo electrónico constituye uno de los principales mecanismos formales de comunicación utilizado por ADN.

El teléfono puede utilizarse cuando sea necesario mantener una comunicación más rápida y efectiva con el participante, entregar soporte o resolver contingencias relacionadas con el servicio.

Gestión académica

Registrar y administrar:

• avance;
• actividades;
• evaluaciones;
• calificaciones;
• asistencia;
• participación;
• cumplimiento de requisitos;
• emisión de certificados.

Seguimiento institucional

Cuando un curso es contratado por una organización, ésta podrá acceder o recibir información relacionada con los participantes que haya inscrito, incluyendo cuando corresponda:

• avance;
• asistencia;
• participación;
• evaluaciones;
• calificaciones;
• aprobación;
• certificación.

ADN procurará que el representante institucional autorizado acceda únicamente a la información correspondiente a los participantes de su propia organización.

Informes académicos

Los datos podrán utilizarse para elaborar informes académicos, estadísticos y de cierre asociados a la capacitación.

ADN aplicará criterios de minimización y evitará incorporar en los informes finales datos que no resulten necesarios para la finalidad del documento.

Plataforma EvolCampus

ADN utiliza EvolCampus, operada por EvolMind S.L., como plataforma principal de gestión del aprendizaje.

La plataforma permite:

• matricular participantes;
• gestionar accesos;
• distribuir contenidos;
• enviar comunicaciones;
• registrar actividades;
• gestionar evaluaciones;
• registrar avance;
• emitir certificados;
• generar informes académicos;
• integrar clases sincrónicas.

EvolMind actúa como proveedor tecnológico de ADN y dispone de un acuerdo de encargado del tratamiento que regula el tratamiento de datos realizado a través de la plataforma.

Videoconferencias mediante Zoom

Algunos cursos contemplan clases sincrónicas mediante Zoom.

El acceso se realiza normalmente desde el campus virtual de ADN, a través de la sección correspondiente del curso.

Dependiendo de las características del programa o de lo solicitado por la institución contratante:

• una sesión puede no ser grabada; o
• puede ser grabada para permitir su revisión posterior por participantes autorizados.

Cuando una sesión sea grabada, ADN informará previamente a los participantes.

Las grabaciones tendrán una finalidad académica y no se utilizarán para publicidad, redes sociales o marketing sin una base jurídica diferente que lo permita.

Grabaciones académicas y Vimeo

Cuando corresponde conservar temporalmente una clase grabada para revisión de los participantes, ADN puede utilizar Vimeo como servicio de alojamiento audiovisual.

La grabación puede descargarse desde Zoom, cargarse en la cuenta empresarial de Vimeo de ADN e incorporarse posteriormente mediante un reproductor embebido en EvolCampus.

ADN procurará restringir el acceso a estos contenidos a los participantes autorizados del curso correspondiente.

Uso de inteligencia artificial

ADN Capacitación utiliza herramientas empresariales de inteligencia artificial, incluyendo ChatGPT Business, como apoyo en determinados procesos internos, especialmente para:

• estructuración de informes;
• análisis académico;
• consolidación de información;
• redacción;
• revisión de documentos.

Estas herramientas no sustituyen la revisión humana.

Los documentos generados con apoyo de inteligencia artificial son revisados por personal de ADN antes de ser considerados documentos oficiales.

Cuando las exportaciones automáticas de plataformas contienen información adicional que no resulte necesaria para una tarea específica, ADN procurará aplicar criterios de minimización.

No se utilizará información obtenida para fines académicos con una finalidad incompatible con aquella para la cual fue recolectada.

Proveedores tecnológicos

Para prestar sus servicios, ADN utiliza distintos proveedores tecnológicos.

Entre ellos pueden encontrarse:

• EvolCampus / EvolMind;
• Google Workspace;
• Dropbox;
• Zoom;
• Vimeo;
• OpenAI / ChatGPT Business;
• otros proveedores necesarios para la operación.

Estos servicios pueden involucrar almacenamiento o tratamiento de datos en infraestructura localizada fuera de Chile.

ADN procurará contratar proveedores que ofrezcan garantías adecuadas de seguridad, confidencialidad y protección de datos.

Transferencias internacionales

Debido al uso de proveedores tecnológicos internacionales, algunos datos personales podrán ser almacenados o procesados fuera de Chile.

ADN implementará las medidas contractuales y organizativas que correspondan conforme a la legislación chilena aplicable a transferencias internacionales de datos personales.

La Ley 21.719 contempla expresamente un régimen para el tratamiento internacional de datos y tiene aplicación incluso respecto de determinados tratamientos efectuados fuera de Chile cuando se encuentran vinculados con responsables establecidos en el país.

Marketing y comunicaciones comerciales

Los datos entregados exclusivamente para participar en una capacitación no serán incorporados automáticamente a bases comerciales de ADN Capacitación.

En particular, una persona inscrita por una municipalidad, hospital, Servicio de Salud, empresa u otra institución no será considerada automáticamente suscriptora de comunicaciones promocionales de ADN.

Cuando ADN realice comunicaciones comerciales, deberá existir una base jurídica que legitime dicho tratamiento y se facilitará un mecanismo para dejar de recibirlas.

Datos sensibles

ADN Capacitación no requiere normalmente antecedentes médicos, diagnósticos clínicos u otros datos sensibles de los participantes para gestionar una capacitación.

Cuando excepcionalmente deba tratarse información sensible, ADN aplicará medidas reforzadas de protección y únicamente realizará el tratamiento cuando exista una base jurídica adecuada.

Los casos clínicos utilizados con fines docentes deberán, cuando corresponda, encontrarse anonimizados o utilizar información ficticia cuando no exista necesidad de identificar a una persona real.

Seguridad de la información

ADN adopta medidas organizativas y tecnológicas destinadas a proteger los datos personales frente a:

• acceso no autorizado;
• pérdida;
• modificación;
• divulgación;
• destrucción;
• utilización indebida.

Entre las medidas implementadas o previstas se encuentran:

• cuentas corporativas individuales;
• autenticación en dos pasos;
• equipos de propiedad de ADN;
• control de accesos;
• uso de proveedores empresariales;
• respaldos;
• separación de funciones;
• políticas internas de confidencialidad;
• gestión de incidentes;
• revisión de permisos;
• capacitación interna.

Teletrabajo y dispositivos

Los funcionarios de ADN pueden desarrollar sus funciones mediante teletrabajo utilizando equipos corporativos.

Los equipos deberán contar con mecanismos de autenticación y seguridad adecuados y no deberán ser utilizados por terceros no autorizados para acceder a información de ADN.

Conservación de datos

ADN conservará los datos durante el período necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron tratados y posteriormente durante los períodos que puedan resultar necesarios para:

• acreditar ejecución de servicios;
• responder auditorías;
• cumplir obligaciones legales;
• respaldar certificaciones;
• responder reclamos;
• acreditar experiencia en procesos de licitación;
• formular, ejercer o defender derechos.

Los diferentes tipos de información pueden estar sujetos a plazos distintos.

Los registros históricos de cursos y certificados podrán mantenerse durante períodos prolongados cuando sea necesario para permitir la posterior acreditación de una capacitación realizada.

Las grabaciones de clases se conservarán únicamente durante el período necesario para la finalidad académica o contractual que justificó su creación.

Datos de docentes y licitaciones

ADN participa habitualmente en licitaciones públicas y privadas en las que debe acreditar la formación y experiencia del equipo docente.

Por este motivo, podrá conservar documentación como:

• currículum vitae;
• títulos;
• grados;
• certificados;
• cartas de recomendación;
• contratos;
• certificados de relatoría;
• boletas u otros antecedentes que acrediten experiencia.

Estos documentos podrán presentarse ante organismos públicos o privados cuando el docente sea considerado para una licitación, propuesta o proyecto.

ADN procurará utilizar únicamente la información necesaria para acreditar los requisitos correspondientes.

Mercado Público

Cuando ADN participe en procesos de contratación pública, determinados antecedentes profesionales de docentes, relatores o integrantes de los equipos técnicos podrán ser presentados mediante la plataforma Mercado Público cuando las bases de licitación así lo exijan.

La información presentada se limitará a aquella necesaria para acreditar los requisitos, experiencia y criterios de evaluación establecidos en las bases.

Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación vigente, incluyendo, según corresponda:

• acceso a sus datos;
• rectificación de información incorrecta o desactualizada;
• supresión cuando legalmente corresponda;
• oposición al tratamiento;
• portabilidad;
• bloqueo temporal, cuando sea procedente.

La nueva normativa exige que los responsables establezcan mecanismos ágiles y eficaces para el ejercicio de estos derechos.

Cómo ejercer sus derechos

Las solicitudes deberán enviarse a:

contacto@adncapacitacion.cl

El mensaje deberá incluir información suficiente para identificar al solicitante y comprender claramente la petición.

ADN podrá solicitar antecedentes adicionales únicamente cuando sean necesarios para verificar la identidad del titular o localizar correctamente sus datos.

Solicitudes de eliminación

El derecho a solicitar eliminación no implica necesariamente que todos los antecedentes deban ser eliminados inmediatamente.

ADN podrá mantener aquellos datos cuya conservación resulte necesaria para cumplir:

• obligaciones legales;
• obligaciones contractuales;
• requerimientos de organismos públicos;
• respaldo académico;
• certificación;
• auditorías;
• formulación, ejercicio o defensa de derechos.

Incidentes de seguridad

ADN dispone de procedimientos para gestionar incidentes que puedan afectar datos personales.

Ante una pérdida, acceso indebido, filtración u otra vulneración, ADN evaluará:

• naturaleza del incidente;
• categorías de información afectadas;
• número de personas involucradas;
• consecuencias potenciales;
• medidas de contención;
• comunicaciones que correspondan conforme a la legislación vigente.

Responsabilidad y encargos de tratamiento

Dependiendo del servicio, ADN puede actuar como responsable del tratamiento o como encargado del tratamiento.

Cuando ADN organiza directamente una actividad de capacitación y determina las finalidades y medios esenciales del tratamiento, podrá actuar como responsable.

Cuando una institución entrega una nómina de sus funcionarios para que ADN ejecute una capacitación contratada, ADN podrá actuar como encargado respecto de determinados tratamientos realizados por instrucciones de esa institución.

Los roles se determinarán atendiendo a la operación concreta y no únicamente a quién almacene físicamente los datos.

Base de legitimación

El tratamiento podrá fundamentarse, según corresponda, en:

• consentimiento del titular;
• ejecución de contratos;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• interés legítimo;
• formulación, ejercicio o defensa de derechos;
• otras bases expresamente reconocidas por la legislación.

La Ley 21.719 reconoce expresamente, entre otras, la ejecución contractual, obligaciones legales e interés legítimo sujeto a las condiciones establecidas por la ley.

Actualizaciones de esta Política

ADN Capacitación podrá modificar esta Política para adaptarla a:

• cambios normativos;
• instrucciones de la autoridad competente;
• nuevas tecnologías;
• cambios en procesos internos;
• incorporación o modificación de proveedores.

Cada versión indicará su fecha de actualización y número de versión, conforme al deber de información y transparencia establecido por la normativa.

Contacto

Para cualquier consulta sobre esta Política, tratamiento de datos personales o ejercicio de derechos:

ADN Capacitación SpA RUT: 76.537.629-7 Av. Raúl Labbé 13723, Oficina 411 Santiago, Chile contacto@adncapacitacion.cl www.adncapacitacion.cl